Cuánto tiempo conservar un expediente pericial, sus fotos y las facturas del gabinete: plazos, normas y un ejemplo con fechas

29 de octubre de 202611 min de lectura

Ninguna ley fija cuánto se guarda un expediente pericial: el plazo sale de lo que puede reclamarse con él. Las facturas y los libros, 6 años desde el último asiento (artículo 30 del Código de Comercio) y, a efectos fiscales, 4 años desde que termina el plazo de declaración (artículos 66, 67 y 70 de la Ley General Tributaria). El informe y las fotos, mientras vivan las acciones del seguro (2 años en daños y 5 en personas, artículo 23 de la Ley 50/1980) y la acción contractual de la aseguradora contra el gabinete (5 años, artículo 1964.2 del Código Civil). Los datos personales, tras el encargo, solo bloqueados mientras puedan derivarse responsabilidades (artículos 32 y 33 de la LOPDGDD), salvo que el contrato con la compañía pida devolverlos o destruirlos antes.

Abajo tienes cada plazo con su artículo en el BOE, un ejemplo con fechas y cómo organizar el archivo con y sin programa. No es asesoramiento jurídico ni fiscal: para un caso concreto, consulta con tu asesor.

¿Qué plazo tiene cada documento del gabinete?

Documento	Plazo	Norma	Nota
Libros, correspondencia y justificantes del negocio (facturas incluidas)	6 años desde el último asiento de los libros	Código de Comercio, art. 30	Obliga a los empresarios: referencia para un gabinete constituido como sociedad
Facturas emitidas (copia) y recibidas	El plazo de la Ley General Tributaria	RD 1619/2012, art. 19	Empresarios y profesionales, también el perito autónomo
Plazo fiscal de esas facturas	4 años desde el día siguiente al fin del plazo de declaración	LGT, arts. 66, 67 y 70	Por impuesto y periodo: IVA de cada trimestre, IRPF o Sociedades de cada año
Facturas que justifican bases negativas o deducciones pendientes	Hasta 10 años	LGT, arts. 66 bis.2 y 70.3	Solo si se compensan o aplican en años posteriores
Registros de facturación (VeriFactu)	El plazo de la Ley General Tributaria	RD 1007/2023, art. 8.2.c	Los conserva el propio sistema, accesibles y legibles
Informe, fotos y documentación del siniestro, frente a las acciones del seguro	2 años en daños, 5 en personas	Ley 50/1980, art. 23	El perito no es parte del contrato, pero su informe es la prueba de la valoración
El mismo expediente, frente a una reclamación al gabinete	5 años desde que pueda exigirse el cumplimiento	Código Civil, art. 1964.2	Acción contractual de la aseguradora que encargó el trabajo
Datos personales del asegurado y terceros	No más del necesario; después, bloqueados mientras puedan derivarse responsabilidades	RGPD, art. 5.1.e; LOPDGDD, arts. 32 y 33.3-33.4	Bloqueados, solo a disposición de jueces, Ministerio Fiscal y administraciones
Contrato de encargo con cada aseguradora	Lo que diga el contrato	RGPD, art. 28.3.g	Al terminar, la compañía elige si se devuelven o se suprimen los datos

¿Por qué las facturas se guardan 6 años si Hacienda solo comprueba 4?

Porque son dos obligaciones distintas. La fiscal remite a la Ley General Tributaria (artículo 19.1 del RD 1619/2012): cuatro años de prescripción del derecho a liquidar (artículo 66), contados desde el día siguiente al fin del plazo de declaración (67.1), y las obligaciones formales se exigen mientras no prescriba (70.1). La mercantil es la del artículo 30 del Código de Comercio: seis años desde el último asiento para los empresarios, como una SL que lleva contabilidad. Un perito autónomo sin contabilidad mercantil tiene como mínimo el plazo fiscal, aunque muchos asesores recomiendan también seis años.

Dos matices alargan el plazo fiscal: si la sociedad compensa pérdidas o aplica deducciones de años anteriores, Hacienda puede comprobarlas durante diez años y hay que justificar el origen de esos datos aunque el periodo haya prescrito (artículos 66 bis.2 y 70.3); y una actuación de la Administración o un recurso interrumpen la prescripción (artículo 68), que vuelve a empezar.

Las autofacturas que emite una aseguradora por cuenta del gabinete se conservan igual que las propias (autofacturas de las aseguradoras y VeriFactu). Y una factura recibida en papel no se puede destruir solo porque se haya escaneado: hace falta la digitalización certificada de la Agencia Tributaria, explicada en cómo digitalizar un gabinete pericial.

¿Y los registros de VeriFactu?

El reglamento no fija un número de años: el programa conserva los registros, accesibles y legibles, durante el plazo de la Ley General Tributaria (artículo 8.2.c del RD 1007/2023), encadenados (8.2.b) y corregidos siempre con un registro nuevo (8.2.a). En modalidad VERI*FACTU se presume que el sistema lo cumple por diseño (artículo 16.2). La factura sigue teniendo su propio plazo. Fechas de obligatoriedad y aplazamiento anunciado: VeriFactu para gabinetes periciales.

¿Cuánto tiempo hay que guardar el informe y las fotos del siniestro?

Mientras puedan servir de prueba en alguna de estas dos reclamaciones:

Entre asegurado y aseguradora. Las acciones del contrato de seguro prescriben a los dos años en daños y a los cinco en personas (artículo 23 de la Ley 50/1980). Si el asegurado discute la indemnización, la compañía pedirá el informe, las fotos o la grabación de la videoperitación, y si llega a juicio el perito lo defenderá con lo que guardó (ratificar un informe pericial en juicio). El resto de plazos de esa ley está en plazos de la Ley de Contrato de Seguro que un perito debe tener en el expediente.
Contra el gabinete. Si la aseguradora reclama por un informe mal hecho, es una acción contractual: cinco años desde que puede exigirse el cumplimiento (artículo 1964.2 del Código Civil, en la redacción de la Ley 42/2015, en vigor desde el 7 de octubre de 2015; para acciones anteriores, su disposición transitoria quinta).

Una reclamación judicial o extrajudicial interrumpe la prescripción (artículo 1973 del Código Civil): si llega una queja, ese expediente sale del calendario de destrucción hasta que se resuelva.

Del expediente cerrado conviene conservar el encargo, los avances y el informe pericial final, las fotos y capturas con su fecha, los presupuestos de reparadores, las comunicaciones y el registro de fechas (entrada, visita, avances, salida).

¿Puedo guardar los datos del asegurado tanto tiempo?

Sí, con condiciones. Los datos personales se mantienen “durante no más tiempo del necesario” para su fin (artículo 5.1.e del RGPD). En un encargo de una compañía el gabinete es encargado del tratamiento y, al terminar, suprime o devuelve los datos a elección de la compañía (artículo 28.3.g). La LOPDGDD concreta:

Si una ley obliga a conservarlos, no se destruyen: se devuelven a la compañía (artículo 33.3).
El gabinete puede conservarlos bloqueados mientras puedan derivarse responsabilidades de su relación con la compañía (artículo 33.4). Bloqueados significa reservados: solo pueden ponerse a disposición de jueces, Ministerio Fiscal o administraciones competentes, y solo hasta que esas responsabilidades prescriban; después, se destruyen (artículo 32.2). Si el sistema no permite bloquear, se hace una copia segura que acredite la autenticidad, la fecha del bloqueo y que no se ha manipulado (32.4).

En la práctica: el expediente cerrado no se reutiliza, lo ve solo quien lo necesita y tiene fecha de destrucción. El papel del gabinete frente a la aseguradora y el contrato de encargo están en RGPD en un gabinete pericial.

¿Qué plazo manda cuando se aplican varios?

Para cada documento, el más largo de los que le afectan. Una minuta tiene el plazo fiscal y el mercantil: mandan los seis años. Un informe de daños tiene los dos años del seguro y los cinco de la acción contra el gabinete: mandan los cinco. Pero que la factura se guarde seis años no justifica guardar seis años las fotos de la casa del asegurado.

Y lo que pida cada compañía en su contrato prevalece en lo que pida: si exige devolver la documentación al cerrar el encargo o fija su propio plazo, se cumple, salvo lo que la ley obligue a conservar. Antes de fijar tu política, revisa la cláusula de conservación de cada contrato.

Ejemplo (datos ficticios): un siniestro de daños por agua en una vivienda ocurre el 10 de marzo de 2026. El encargo entra el 12, la visita es el 16, el informe final se entrega el 15 de mayo y la minuta se factura ese día. El gabinete es una SL con ejercicio natural.

Qué	Plazo que manda	Hasta
Minuta en el IVA del 2.º trimestre de 2026 (declarado hasta el 20 de julio)	4 años fiscales	21 de julio de 2030
La misma minuta en el Impuesto sobre Sociedades de 2026 (declaración en julio de 2027)	4 años fiscales	Finales de julio de 2031
La misma minuta y los libros de 2026	6 años desde el último asiento	Finales de 2032 o más, según la fecha del último asiento
Informe y fotos frente al asegurado	2 años (daños)	Mediados de 2028, si no hay reclamación
Informe y fotos frente a la compañía	5 años	15 de mayo de 2031, contando de forma prudente desde la entrega del informe
Datos personales del expediente	Bloqueados hasta que prescriben las responsabilidades	15 de mayo de 2031, salvo que el contrato pida devolverlos antes

Resultado: factura y libros, hasta finales de 2032 como mínimo; el expediente, bloqueado hasta mayo de 2031, y después se destruye. Si en 2029 la compañía reclama, se aparta de la destrucción hasta que termine el asunto.

¿Cómo se organiza la conservación sin un programa?

Una política escrita de una página: qué se guarda, cuánto (la tabla anterior adaptada a tus contratos) y quién decide la destrucción.
Carpetas por año de cierre, no de entrada, porque los plazos se cuentan desde el cierre: una por expediente, con las fotos dentro y no en el móvil del perito. Las facturas, aparte y por ejercicio fiscal.
Un índice con la fecha de destrucción prevista y una casilla de “retenido” para los que tienen reclamación. Una vez al año se destruye lo vencido y se anota qué y cuándo.

Lo que más falla: copias sueltas que nadie destruye (el correo del perito, el portátil de un colaborador que ya no está, el chat de la visita) y archivos borrados antes de tiempo. Más en Excel o programa de gestión pericial.

¿Qué comprobar si el archivo está en un programa?

Que cada documento esté dentro de su expediente y los años cerrados se sigan consultando; que no pueda borrar cualquiera; que se pueda descargar el expediente completo para entregarlo o devolverlo a la compañía, y qué pasa con tus datos si dejas el programa (uno de los puntos de cómo elegir el software de un gabinete pericial).

¿Cómo lo resuelve PeriGes?

PeriGes no decide por el gabinete cuánto se guarda ni cuándo se destruye. Lo que hace es que el expediente cerrado esté completo y que nada se pierda antes de tiempo:

Todo dentro del expediente. Cada expediente tiene sus carpetas de fotos y documentos, y las capturas de la videoperitación, el reportaje en PDF y los documentos de plantillas se guardan ahí (fotos y documentos del expediente). Todas las modalidades incluyen “usuarios y espacio ilimitados”.
Borrar, solo con permiso. Eliminar, mover o renombrar archivos queda para el administrador, el perito jefe y quien tenga Borrar ficheros; eliminar un expediente es otro permiso, Borrar expedientes (usuarios y permisos). Las fotos de los anexos del informe integrado y la carpeta videoperitacion no se pueden borrar.
Descarga en ZIP. Descargar fotos y Descargar documentos bajan la carpeta abierta con sus subcarpetas; desde la principal, el expediente entero (cómo organizar las fotos y los documentos).
Qué pasó y cuándo. La pestaña Cronología ordena por fecha el alta, el contacto, la inspección, los avances y las gestiones, con su autor; Imprimir saca la ficha con sus gestiones (historial del expediente).
Años cerrados consultables. Tras el cierre de ejercicio, el año cerrado se consulta desde Ejercicio: > Cambiar ejercicio.
Registros VeriFactu encadenados, con su conservación y trazabilidad (VeriFactu), y archivos cifrados con enlaces que caducan a los 15 minutos (seguridad).

Lo que te toca a ti: fijar los plazos según tus contratos, apartar los expedientes con reclamación y borrar o devolver lo vencido.

¿Quieres ver dónde queda un expediente cerrado hace años? En la demo, Víctor te enseña las carpetas de un expediente con sus fotos y capturas, quién puede borrar, la descarga en ZIP, la cronología y cómo se consulta un ejercicio cerrado. Agendar una demo con Víctor

Preguntas frecuentes

¿Cuánto tiempo hay que guardar las facturas en una empresa?

Seis años desde el último asiento de los libros si la empresa está obligada por el Código de Comercio (artículo 30) y, como mínimo, cuatro años desde que termina el plazo de declaración de cada impuesto (artículos 66 y 67 de la Ley General Tributaria). Hasta diez si se compensan bases negativas o deducciones.

¿Cuánto tiempo debe guardar un perito sus informes?

No hay un plazo legal específico. Lo prudente son cinco años, el plazo de la acción contractual de la aseguradora contra el gabinete (artículo 1964.2 del Código Civil), que en un seguro de daños cubre también los dos años de las acciones del contrato de seguro.

¿Se pueden borrar las fotos de un siniestro al cerrar el expediente?

No conviene: son la prueba de la valoración mientras viva cualquier reclamación. Sí hay que dejar de usarlas, limitar quién las ve y destruirlas al vencer el plazo, salvo que la compañía pida devolverlas antes.

¿Qué pasa si la aseguradora pide devolver los datos al terminar el contrato?

Se cumple: el artículo 28.3.g del RGPD le deja elegir entre devolución y supresión. Lo que una ley obligue a conservar se le devuelve a ella (artículo 33.3 de la LOPDGDD), y el gabinete puede guardar bloqueado lo necesario para responder de posibles responsabilidades (artículo 33.4).

¿PeriGes borra los expedientes antiguos?

Sus páginas no describen un borrado automático por plazo: borrar archivos o expedientes requiere los permisos Borrar ficheros o Borrar expedientes, y los ejercicios cerrados se siguen consultando con Cambiar ejercicio. La política de conservación la decide el gabinete.