Excel o programa de gestión pericial: dónde se queda corta la hoja de cálculo y cuándo compensa cambiar
Una hoja de cálculo sirve para llevar las peritaciones mientras una sola persona escribe en ella y los encargos son pocos; deja de servir cuando hay que teclear cada encargo de la compañía, calcular plazos y minutas a mano, buscar las fotos fuera del expediente y facturar con VeriFactu. Excel es gratis, flexible y todo el mundo sabe usarlo, y por eso es como empiezan muchos peritos y muchos gabinetes. El problema no aparece el primer día, sino cuando el volumen crece, entra otra persona o una compañía pregunta por un siniestro de hace un año. Este artículo explica qué hace bien la hoja, dónde se queda corta, cuándo tiene sentido seguir con ella y qué pasar primero si cambias.
¿Qué hace bien una hoja de cálculo?
Conviene reconocerlo antes de criticarla:
- No cuesta nada y ya la tienes.
- Se adapta a todo: añades una columna y ya está.
- Filtra y suma sin aprender nada nuevo.
- Se puede exportar y compartir con cualquiera.
Para un perito que empieza con pocos encargos al mes, una hoja con referencia, compañía, asegurado, fechas y estado es suficiente durante un tiempo.
¿Dónde se queda corta?
En siete sitios, que suelen aparecer en este orden a medida que crece el trabajo.
1. Cada encargo se teclea dos veces
El encargo llega en PDF, XML o por correo y hay que copiarlo en la hoja: número de siniestro, póliza, asegurado, dirección, teléfono, garantías. Es tiempo, y es donde más errores se cuelan. Un programa de gestión pericial lee el encargo y crea el expediente. En PeriGes, la importación de encargos lee el PDF, XML, Excel o correo de la aseguradora, y con AXA y Reale los encargos se descargan del portal, sin entrar en su web, una vez hecha la configuración inicial para tu gabinete.
2. Los plazos se calculan cuando ya es tarde
En la hoja se puede poner una fórmula que pinte en rojo una fecha. Lo difícil es que alguien abra la hoja cada mañana, que las fechas estén todas y que cada compañía tenga sus plazos. A menudo el retraso se descubre cuando la compañía manda su evaluación del periodo. Cómo se hace bien, con o sin programa, está en cómo controlar los plazos de las peritaciones.
3. Las fotos y los documentos están en otro sitio
La hoja guarda datos, no fotos. Las fotos están en el móvil del perito, en una carpeta compartida o en el correo, y el informe se monta insertándolas una a una. En un programa, cada expediente tiene su carpeta. En PeriGes, las fotos de la app y las capturas de la videoperitación entran directamente en el expediente, se ordenan en carpetas y se descargan en ZIP (gestión documental del expediente).
4. La minuta se calcula con la calculadora
La minuta es la cuenta de honorarios y gastos del perito. Cada compañía paga con su tabla de honorarios por tramos y sus dietas. Se puede montar en Excel con BUSCARV, pero hay una tabla por compañía, pueden cambiar cada año y la fórmula la sabe mantener una persona. En PeriGes las tablas de honorarios y dietas se cargan por compañía y la minuta sale del expediente.
5. Dos personas no pueden trabajar a la vez
Con un archivo compartido, alguien guarda encima de otro, o la hoja se duplica (“peritaciones_v3_buena.xlsx”). Y todo el mundo ve todo: honorarios, liquidaciones, datos de asegurados. En un programa cada usuario entra con su perfil y ve solo lo que le toca.
6. No queda historial
La hoja dice cómo está un expediente hoy, no qué pasó. Cuando la compañía pregunta por qué un siniestro tardó, o quién habló con el asegurado y cuándo, no hay respuesta. En PeriGes, la cronología del expediente registra el alta, el contacto, la visita, los avances, cada cambio de estado con su usuario y las gestiones del equipo.
7. La factura y VeriFactu
El Reglamento de los sistemas informáticos de facturación (Real Decreto 1007/2023) llama sistema informático de facturación a cualquier programa con el que se reciben, guardan o procesan los datos de las facturas, y a ese sistema le exige un registro por cada factura, con huella encadenada y QR. Una hoja de cálculo que calcula el IVA y la retención y guarda el histórico de facturas hace ese trabajo y puede quedar dentro del reglamento, pero no genera esos registros. Es decir, para facturar, la hoja deja de servir. Si tienes dudas sobre tu caso, consúltalo con tu asesor.
Las fechas obligatorias vigentes, del Real Decreto-ley 15/2025, son el 1 de enero de 2027 para quienes presentan el Impuesto sobre Sociedades y el 1 de julio de 2027 para el resto (Hacienda anunció el 5 de octubre de 2026 que prevé aplazarlas, pendiente del BOE). En PeriGes la factura sale del expediente con VeriFactu incluido.
¿Cuándo tiene sentido seguir con Excel?
Cuando se cumplen casi todas estas condiciones:
- Trabajas solo y nadie más escribe en la hoja.
- Te entran pocos encargos al mes y de una o dos compañías.
- No haces videoperitaciones, o las haces con otra herramienta y te compensa.
- Facturas pocas veces al mes y con otro programa que ya cumple VeriFactu.
Si te reconoces aquí, una buena hoja bien ordenada te sirve. Tenla con una fila por expediente, una columna por fecha (entrada, visita, primer avance, salida) y una pestaña con las tarifas de cada compañía.
¿Cuándo compensa cambiar?
Normalmente cuando aparece una de estas tres cosas:
- Entra otra persona en el trabajo: un perito colaborador o alguien de administración.
- Una compañía te mide por plazos y te pide explicaciones.
- El tiempo de teclear y calcular se come una parte del día que necesitas para peritar.
La cuenta que conviene hacer es sencilla: cuántos expedientes abres al mes y cuánto tiempo dedicas a cada uno a copiar el encargo, calcular la minuta y montar el informe. En PeriGes, con pago por uso, cada expediente cuesta 1,40 €, con un alta de 250 € la primera vez (puesta en marcha y formación), sin cuota fija; si la entrada es regular, el plan SOLO cuesta 90 € al mes para menos de 1.500 expedientes al año, sin alta. Los usuarios son ilimitados y los importes no llevan IVA. La calculadora de precios compara las dos formas con tu volumen.
¿Qué pasar primero de la hoja al programa?
No hace falta pasar todo el histórico el primer día (el orden completo, desde la entrada del encargo hasta el archivo, está en cómo digitalizar un gabinete pericial):
- Las tarifas de cada compañía. Sin ellas, la primera minuta vuelve a hacerse a mano.
- Los expedientes abiertos, para terminarlos en el programa.
- Los encargos nuevos, que entran ya importados desde la fecha que elijas.
- El histórico cerrado, cuando haya tiempo, si lo necesitas para antecedentes y estadísticas. Guarda la hoja original.
Cómo hacerlo sin parar el trabajo está en cambiar de programa en un gabinete pericial, que también vale si el programa de antes era una hoja de cálculo. Y si estás comparando programas, cómo elegir el software de un gabinete pericial.
Trae tu hoja a la demo. Víctor te enseña cómo quedaría en PeriGes un expediente de tu hoja: el encargo importado, la minuta con tu tarifa y los plazos en el escritorio. Agendar una demo con Víctor
Preguntas frecuentes
¿Se puede llevar un gabinete pericial con Excel?
Un perito que trabaja solo y con pocos encargos, sí, durante un tiempo. Cuando hay varias personas, varias compañías con sus plazos y tarifas o hay que facturar con VeriFactu, la hoja obliga a hacer a mano lo que un programa hace solo.
¿Hay una plantilla de Excel para gestionar peritaciones?
No hay una oficial. Una hoja útil tiene una fila por expediente con referencia, compañía, número de siniestro, asegurado, perito, fechas de entrada, visita, primer avance y salida, estado e importe de la minuta, y una pestaña con las tarifas de cada compañía.
¿Hay algún programa de gestión de siniestros gratis?
Hay pruebas gratuitas. PeriGes tiene una de 15 días: hablas con Víctor y te da tu usuario en un entorno de demostración, con un expediente asignado. Después, el pago por uso cuesta 1,40 € por expediente, IVA aparte, con un alta de 250 €.
¿Puedo facturar desde Excel con VeriFactu?
Una hoja de cálculo no genera los registros de facturación con huella encadenada y QR que pide el reglamento, y si la usas para calcular y guardar tus facturas puede quedar dentro de su ámbito. Para facturar con VeriFactu necesitas un programa que lo cumpla. Ante dudas sobre tu caso, consulta a tu asesor.
¿Puedo pasar mi hoja de Excel a PeriGes?
Los expedientes abiertos se pasan para terminarlos en PeriGes y los encargos nuevos entran ya importados. Qué hacer con el histórico de tu hoja se revisa en la demo.
