Qué preguntar en la demo de un software pericial: 24 preguntas y qué respuesta vale

En la demo de un software pericial conviene preguntar por lo que haces cada día con tus propios encargos: cómo entra un encargo de cada una de tus compañías, qué se queda en el expediente después de una visita o una videoperitación, cómo sale el informe, cómo se calcula la minuta y la liquidación del perito, cómo se factura con VeriFactu, cuánto cuesta con tu volumen y cómo te llevas los datos si te vas. Una demo genérica enseña pantallas; una demo con tus documentos enseña si el programa te sirve. Abajo tienes 24 preguntas en siete bloques, con el motivo de cada una y qué respuesta deberías esperar.

Si todavía estás decidiendo qué mirar en un programa, empieza por cómo elegir el software de un gabinete pericial. Esta lista es para el día de la demo.

Qué llevar a la demo

• Un encargo real de cada compañía con la que trabajas (PDF, XML, Excel o el correo en el que llega).
• Tu tabla de honorarios y dietas de al menos una compañía.
• Los expedientes que dais de alta al mes, aproximadamente.
• Cuántas personas trabajan en los expedientes y qué hace cada una.
• La lista de lo que más tiempo os quita hoy.

Con eso la demo deja de ser una presentación y pasa a ser una prueba.

Encargos y compañías

1. ¿Puedes importar ahora este encargo? Es la prueba más útil de toda la demo. Si el programa lo lee, verás en un minuto cómo queda el expediente. Si no, pregunta cuánto tardarían en preparar esa compañía.
2. ¿Con qué compañías funciona y de qué forma? Pide la lista por nombre y la vía de cada una: fichero, correo, portal o API.
3. ¿El programa devuelve algo a la compañía? Visita, avances, informe, mensajes. Muchos programas solo reciben; conviene saberlo antes, para no esperar lo que no hay.
4. ¿Qué pasa si me llega dos veces el mismo encargo? La respuesta que vale es que el programa lo detecta y no crea otro expediente.

Inspección y contacto con el asegurado

5. ¿Cómo se avisa al asegurado y se cita la visita? Mira si hay plantillas de SMS o email y si la visita queda en la agenda del perito.
6. ¿Qué hace el perito en la visita con el móvil? Agenda, fotos al expediente, dictado del avance. Pide que te lo enseñen en el móvil, no en la pantalla del ordenador.
7. ¿La videoperitación está incluida? ¿El asegurado instala algo? Pregunta también dónde quedan las capturas y la grabación, y si cada sesión se cobra aparte.
8. ¿Se sabe desde dónde se hizo la inspección remota? La ubicación y la hora de cada captura pesan cuando la compañía revisa el siniestro.

Informe y expediente

9. ¿Cómo sale el informe? Pide que lo generen con los datos del expediente de la demo y que te lo enseñen en Word y en PDF.
10. ¿Puedo usar el modelo de informe que ya tengo? Si tu gabinete o una compañía exige un formato, comprueba que se puede adaptar.
11. ¿Dónde quedan las fotos, documentos y correos del siniestro? Lo que buscas es que estén en el expediente, ordenados, y que se puedan descargar juntos.
12. ¿Se ve quién ha hecho qué en cada expediente? Cuando la compañía pregunta por un siniestro, la respuesta tiene que estar en una pantalla.

Plazos y control

13. ¿Cómo sé cada mañana qué expedientes van tarde? Pide que te enseñen el escritorio o el listado con un expediente sin visita o sin avance.
14. ¿Se pueden cargar los objetivos de cada compañía y ver cómo va cada perito? Las compañías evalúan al gabinete por periodo; el programa debería sacar esos indicadores sin una hoja de cálculo aparte.

Minuta, facturación y liquidaciones

15. ¿Me calculáis la minuta de este expediente con mi tarifa? Es la segunda prueba más útil. Si hay que hacer cuentas fuera del programa, ese trabajo seguirá ahí.
16. ¿En qué modalidad de VeriFactu factura? ¿Está incluido? Pregunta por VERI*FACTU o no verificable, rectificativas y si es un módulo de pago aparte.
17. ¿Cómo se tratan las autofacturas de las compañías? Si alguna te liquida con autofactura, necesitas cuadrarla con lo facturado.
18. ¿Cómo se liquida a los peritos colaboradores? Porcentaje, IVA, retención y, si lo haces, facturación por el destinatario.

Equipo y permisos

19. ¿Cuánto cuesta añadir un perito o un gestor? Si se paga por usuario, cada colaborador nuevo sube la cuota.
20. ¿Qué ve cada perfil? Comprueba que un perito puede ver solo lo suyo y que administración puede facturar sin tocar lo técnico.
21. ¿Y si factura con dos sociedades o tenemos dos oficinas? Pregunta si se puede en la misma cuenta.

Datos, contrato y precio

22. ¿Cuánto me costaría el primer año con mi volumen? Que te sumen alta, cuota y extras con tus expedientes al mes, por escrito.
23. ¿Hay permanencia o preaviso? Pregunta también si el precio cambia al pasar de un tramo a otro.
24. ¿Cómo me llevo los datos si me voy, y en qué formato? El proveedor tiene que devolverlos o suprimirlos a tu elección al terminar el servicio (artículo 28.3.g del RGPD). Que te digan cómo, antes de firmar.

Qué responde PeriGes a cada bloque

• Encargos: lee los de las aseguradoras por PDF, XML, Excel o correo; con AXA y Reale los descarga del portal, y con AXA lee y responde sus mensajes. Con el resto no envía nada de vuelta. Un encargo repetido no se importa: PeriGes muestra el expediente que ya existe (siniestros duplicados). Si una compañía no está, revisamos su formato y acordamos cómo hacerlo (importación de encargos).
• Inspección: primer contacto por SMS, email o los dos con plantillas; app para iOS y Android con agenda, fotos y dictado; videoperitación incluida, sin app para el asegurado, con capturas geolocalizadas y grabación de cada sesión en el expediente.
• Informe y expediente: el informe se genera en Word y PDF con los datos, garantías y valoraciones del expediente, sobre las plantillas Word del gabinete (puede haber varias); fotos y documentos en carpetas con descarga en ZIP; cronología con cada cambio de estado y cada gestión.
• Plazos: escritorio con abiertos, pendientes de visita, sin avance y para cerrar; celdas en rojo en el listado cuando falta perito o visita o el avance pasa de plazo; objetivos de cada compañía por perito y periodo.
• Facturación: minuta con las tablas de honorarios y dietas de cada compañía, facturación con VeriFactu incluido (modalidad VERI*FACTU), importación de las autofacturas de las compañías que pagan así y liquidación a peritos colaboradores.
• Equipo: usuarios ilimitados en todos los planes; perfiles con permisos por pantalla; varias empresas y oficinas en una cuenta (multiempresa).
• Precio: pago por uso a 1,40 € por expediente con alta de 250 €, o suscripción por volumen sin alta, de 90 a 900 € al mes, IVA aparte (precios). La exportación de datos al darse de baja se revisa en la demo.

Y lo que no hace, para que no lo busques en la demo: no redacta el informe con inteligencia artificial, no se integra con GT Motive ni Audatex, no envía avances ni informes a las compañías (salvo los mensajes de AXA; con una compañía sin API, la conexión se puede desarrollar a medida con robots), no asigna los encargos por su cuenta, no tiene autocita del asegurado ni conversación por WhatsApp con él, y los talleres no entran en la aplicación.

Después de la demo

• Pide por escrito el coste del primer año con tu volumen.
• Pide la lista de compañías que se importan y la vía de cada una.
• Si hay prueba, úsala con encargos reales durante una semana normal, no con datos de ejemplo.
• Lee la guía de uso, si es pública: dice mucho de cómo es el programa por dentro. La de PeriGes está en guía de uso.

Haz estas preguntas a PeriGes. La demo es por videollamada con Víctor: trae un encargo de cada compañía y tu tabla de honorarios, y la hacemos con tus documentos. Agendar una demo con Víctor

Preguntas frecuentes

¿Cuánto dura la demo de un software pericial?

Lo suficiente para importar un encargo real, recorrer el expediente hasta la factura y hablar de precio. Si solo te enseñan pantallas de ejemplo, pide repetirla con tus documentos.

¿Qué documentos llevo a la demo?

Un encargo real de cada compañía, una tabla de honorarios, los expedientes que abrís al mes y quién hace qué en el gabinete. Con eso se comprueba en directo lo que más importa.

¿Qué pregunta es la más importante?

“¿Puedes importar ahora este encargo?”. Los encargos de las compañías son lo que más tiempo quita cada día, y es lo que más cambia de un programa a otro.

¿Hay que preguntar por los datos antes de contratar?

Sí. Pregunta dónde se alojan, si se guardan cifrados y cómo y en qué formato te los llevas si dejas el programa. Es más fácil acordarlo antes de firmar que al irte.

¿La demo de PeriGes tiene coste?

No. Es una videollamada con Víctor, sin compromiso. Si después quieres probarlo, hay una prueba gratuita de 15 días.