Picos de encargos en un gabinete pericial: qué preparar antes de un temporal o una DANA y cómo repartir la campaña

Un pico de encargos tras un temporal, una DANA o una granizada se gana antes de que llueva: con los peritos de refuerzo ya dados de alta con sus zonas, su límite de expedientes y sus honorarios pactados, los textos de primer contacto escritos y las tarifas de cada compañía a mano. Cuando llegan los encargos, el orden es meterlos sin teclear y sin duplicados, repartirlos por zona y carga, contactar a todos los asegurados el primer día, triar por videoperitación qué siniestros necesitan visita y revisar cada mañana los pendientes de visita y sin avance. Al terminar, se liquida a cada perito de refuerzo por el periodo de la campaña y se le retira el acceso.

Si buscas el resumen corto de las herramientas para picos, está en el apartado «¿Y cuando llega un temporal?» de peritación de siniestros de hogar. Aquí va el plan completo, fase por fase.

¿Qué se prepara antes de la temporada de temporales?

En un pico el volumen llega en pocos días y en una sola zona, los asegurados llaman y los plazos de cada compañía para el primer contacto, la inspección, el avance y el cierre siguen corriendo. Por eso hay que dejar hecho antes lo que no da tiempo a hacer con 400 encargos en la bandeja:

1. Peritos de refuerzo identificados y dados de alta: provincias y códigos postales que cubren, ramos, compañías con las que pueden trabajar y cuántos expedientes abiertos a la vez pueden llevar. Decidirlo con calma evita mandar a un perito de diversos a un siniestro de comunidad complejo.
2. Lo que cobra cada uno, por escrito: porcentaje, tramos o tabla por compañía, y la retención. Si se pacta en plena campaña, la liquidación del final acaba en discusión.
3. Accesos con fecha de fin. Cada colaborador, con su propio usuario y solo a lo que necesita, y con una fecha prevista de baja. Un usuario compartido entre varios peritos es un problema de control y de protección de datos, y uno de los riesgos de ciberseguridad en un gabinete pericial.
4. Textos de primer contacto para un evento masivo: qué va a pasar, cuánto puede tardar la visita, qué documentación preparar (fotos antes de retirar nada, facturas, presupuestos) y la referencia del expediente.
5. Tarifas de cada compañía: honorarios, dietas, precio de foto y kilómetro, para que la minuta salga sin buscar el acuerdo de cada una.
6. Quién puede repartir a peritos de otra oficina. En una DANA que golpea una provincia, la oficina de esa zona necesita tirar de peritos de las demás.

En PeriGes, por ejemplo, el límite de expedientes es un campo de la ficha del perito (cómo dar de alta un perito y sus zonas) y cada permiso de pantalla tiene una fecha hasta la que vale (usuarios y permisos).

¿Cómo entran cientos de encargos sin teclearlos?

Con la importación del documento que manda cada compañía (PDF, XML, Excel o correo) o con la descarga de su portal, si el programa la tiene. Teclear 400 encargos son días de trabajo administrativo justo cuando más falta hacen las manos, y cada dato copiado a mano es un error posible en la póliza, el teléfono o la dirección. Qué opciones hay y qué preguntar está en importar encargos de aseguradoras.

Dos controles más en un pico:

• Duplicados. Es habitual que un encargo llegue dos veces (por correo y por el portal, o reenviado por el tramitador). El sistema debe rechazar el segundo por número de siniestro y compañía, o al menos avisar (control de siniestros duplicados).
• Separar los de riesgos extraordinarios. Si la compañía marca la causa como riesgo extraordinario, conviene filtrarlos aparte desde el primer día, porque su tramitación es distinta (ver más abajo el apartado del Consorcio).

¿Cómo se reparten los encargos entre los peritos en un temporal?

Por zona y por carga, y en bloque. Los criterios que se repiten en los gabinetes que lo hacen bien:

1. Zona primero: que cada perito trabaje poblaciones contiguas para hacer más visitas al día.
2. Carga a la vista: cuántos expedientes abiertos tiene cada perito frente a su límite. En un pico a veces hay que pasarse, pero sabiéndolo.
3. Repartos en bloque para lo que se decide por grupos (todos los de una población a un perito de refuerzo), en lugar de expediente a expediente.
4. Un sénior que supervisa a los de refuerzo, como segundo perito, con el reparto de honorarios acordado.
5. Aviso al perito de cada asignación y una marca de urgencia para lo que no puede esperar (inhabitabilidad, riesgo para personas).

Cómo puntúa un programa a cada perito por zona, ramo, compañía y carga lo explica asignación de peritos por zona y carga de trabajo.

¿Cómo se contacta con todos los asegurados el primer día?

Con un solo envío de SMS o email a todos los expedientes nuevos, con un enlace donde el asegurado confirma que lo ha recibido o pide que le llamen. Así cientos de llamadas se quedan en una lista corta: solo se llama a quien lo pide y a quien no ha recibido el mensaje (teléfono erróneo, envío fallido). El primer contacto es además uno de los plazos que miden las compañías. Más en primer contacto con el asegurado.

¿Cuándo usar la videoperitación en una campaña?

Para triar: ver los daños sin desplazarse y decidir qué siniestros se resuelven en remoto y cuáles necesitan visita. Un perito de refuerzo de otra provincia puede llevar desde el primer día los siniestros sencillos de la zona afectada, y los peritos de la zona se reservan para lo que exige estar allí.

Un daño estructural, una zona sin cobertura móvil o un asegurado que no maneja la cámara piden visita. Cuándo pasar a visita lo cuenta videoperitación más rápida; qué validez tiene la grabación, qué es la videoperitación.

¿Cómo se organiza la agenda de cada perito?

Agrupando por población, con la vista de todos los peritos en el mismo día y la lista de siniestros que aún no tienen cita, con los días que lleva cada uno. Se bloquean las franjas en que un perito no está y se avisa al asegurado de la cita por SMS. La herramienta y el paso a paso: agenda de inspecciones y cómo citar una inspección.

¿Qué se mira cada mañana durante el pico?

Cuatro números: expedientes abiertos, pendientes de visita (sin primera inspección), sin avance y para cerrar (con inspección y avance, pero sin salida). Y, dentro de cada grupo, los que ya van fuera del plazo de la compañía. Cómo se montan esas alertas y los objetivos de cada aseguradora lo explica cómo controlar los plazos de las peritaciones.

Fase	Qué hacer	Qué mirar
Antes	Alta de peritos de refuerzo con zonas, ramos, compañías y límite	Que cada provincia de riesgo tenga peritos de sobra
Antes	Honorarios pactados y accesos con fecha de fin	Que nadie quede con acceso al terminar
Antes	Textos de primer contacto y tarifas de cada compañía	Que el texto sirva para un evento masivo
Día 1-3	Importar los encargos y repartir los que no tienen perito	Duplicados rechazados y carga de cada perito
Día 1-3	Primer contacto a todos los asegurados	Quién pide llamada y qué envíos fallan
Semana 1-4	Triar por videoperitación y citar las visitas	Siniestros sin cita y días que llevan
Cada mañana	Revisar pendientes y reclamar avances	Pendientes de visita y sin avance
Al cerrar	Liquidar a los peritos de refuerzo y revisar objetivos	Expedientes del periodo y resultado por perito

¿Y si el siniestro lo cubre el Consorcio de Compensación de Seguros?

En una DANA, parte de los daños no los paga la compañía, sino el Consorcio. El artículo 1 del Reglamento del seguro de riesgos extraordinarios (Real Decreto 300/2004) incluye entre los riesgos extraordinarios la inundación extraordinaria y la tempestad ciclónica atípica. El artículo 2 acota los dos conceptos que más se discuten en un temporal:

• Inundación extraordinaria es el anegamiento del terreno por lluvia, deshielo, ríos o cursos de agua desbordados o embates de mar. No lo es la lluvia caída directamente sobre el riesgo asegurado ni la recogida por su cubierta, azotea, red de desagüe o patios: esos daños van, si la póliza los cubre, por la compañía.
• Vientos extraordinarios, dentro de la tempestad ciclónica atípica, son los que presentan rachas de más de 120 km/h; cómo se prueba la racha con AEMET, en rachas de viento y lluvia que cubre el seguro.

El granizo no figura en el Reglamento: lo paga la póliza ordinaria, como se explica en granizo y seguro de hogar. Y según el artículo 10, la valoración de las pérdidas extraordinarias la hace el Consorcio, sin quedar vinculado por la de la aseguradora de los riesgos ordinarios. Para el gabinete, eso significa separar desde el principio qué expedientes son de la compañía y cuáles van por el Consorcio, porque la valoración y el interlocutor no son los mismos. Cómo trabaja el perito del Consorcio, cómo se homologa y su baremo, en perito del Consorcio de Compensación de Seguros.

¿Qué se hace al terminar la campaña?

Tres cierres:

1. Liquidar a los peritos de refuerzo por el periodo de la campaña, con los expedientes cerrados en esas fechas y sin repetir los ya liquidados (liquidaciones a peritos).
2. Revisar los objetivos de cada compañía por perito, también los de refuerzo, para la reunión con la aseguradora: el pico suele ser el trimestre en que más se incumplen (objetivos de las aseguradoras).
3. Facturar y retirar accesos. Quien no siga, de baja el mismo día, conservando lo que hizo en el historial de cada expediente.

¿Cuánto cuesta el programa en un mes de pico?

Depende de cómo cobre. Si el programa cobra por usuario, cada perito de refuerzo sube la factura durante la campaña, y la tentación es compartir usuarios. Si cobra por expediente, el coste sigue al volumen y no a las personas. Cómo comparar las dos fórmulas con tus números lo explica pago por uso o suscripción.

¿Cómo lo resuelve PeriGes?

Cada fase del plan tiene su pantalla:

• Antes: el perito de refuerzo se da de alta en Ficheros Básicos > Peritos con provincias, códigos postales, ramos, compañías y límite de gestión; sus honorarios, en su ficha (honorarios de un perito colaborador); y la casilla Asignar peritos de otros gabinetes de la ficha del gestor le deja repartir a peritos de otras oficinas (gabinetes y gestores).
• Entrada: en Importaciones se suben varios ficheros a la vez; los encargos de AXA se descargan de su portal de forma programada, con una configuración inicial para tu gabinete (importación de encargos). Si el número de siniestro ya existe con la misma compañía, el encargo no se importa y PeriGes enseña la referencia del expediente que ya tienes. Con AXA, la causa «Riesgos extraordinarios» entra como tipo CONSORCIO, así que esos expedientes se filtran aparte (integración con AXA).
• Reparto: Asignación rápida con los expedientes sin perito; con los peritos sugeridos activados, salen arriba los de la zona, el ramo y la compañía, con su carga en verde, amarillo (desde el 75 % del límite) o rojo, que avisa pero no bloquea. Tareas masivas pone perito, segundo perito, perito jefe, gestor y estado a los expedientes marcados. La marca URGE avisa al perito.
• Primer contacto: un envío de SMS, email o los dos; el asegurado pulsa He recibido la información o Quiero que me llamen, y la lista separa enviados sin confirmar, confirmados, solicitan llamada y con error (guía del primer contacto).
• Triaje y agenda: videoperitación sin app para el asegurado, con la grabación y las capturas en el expediente; en la agenda, una columna por perito, los siniestros sin cita filtrados por provincia o población y Disponibilidad para bloquear franjas.
• Cada mañana: el escritorio cuenta abiertos, pendientes de visita, sin avance y para cerrar, y el listado marca en rojo las fechas que faltan o van fuera de plazo.
• Cierre: en Liquidaciones se añaden los expedientes por fecha desde y hasta, y los que ya están en otra liquidación no vuelven a salir (cómo liquidar a un perito colaborador); el listado de objetivos por perito se exporta a PDF, Excel o CSV; Dar de baja impide entrar y conserva el historial.
• Coste: los usuarios son ilimitados en todos los planes y el precio depende de los expedientes. En el pago por uso son 1,40 € por expediente dado de alta, con un alta única de 250 € (sin IVA); las suscripciones van de 90 a 900 €/mes según el volumen anual (precios).

Ejemplo: un gabinete en pago por uso que da de alta 300 expedientes en un mes normal y 900 en el mes del temporal paga 420 € el primero y 1.260 € el segundo (sin IVA), tenga los peritos que tenga.

¿Tu gabinete está preparado para el próximo temporal? En la demo, Víctor da de alta un perito de refuerzo con sus zonas, importa varios encargos a la vez, los reparte con Asignación rápida y envía el primer contacto a todos los asegurados. Trae la lista de provincias que cubrís y los peritos con los que contáis. Agendar una demo con Víctor

Preguntas frecuentes

¿Cómo se organiza un gabinete pericial ante un pico de encargos?

Preparando antes a los peritos de refuerzo (zonas, límite de expedientes y honorarios), los textos de primer contacto y las tarifas de cada compañía. Durante el pico, se importan los encargos sin teclear, se reparten por zona y carga, se contacta a todos los asegurados de una vez y se revisan cada mañana los pendientes de visita y sin avance.

¿Cómo se da acceso temporal a un perito colaborador?

Con un usuario propio, limitado a lo que necesita y con una fecha prevista de baja. Al terminar la colaboración se le da de baja el mismo día, conservando en cada expediente el registro de lo que hizo.

¿Qué daños de una DANA cubre el Consorcio y cuáles la compañía?

El Consorcio cubre, entre otros, la inundación extraordinaria y los vientos con rachas de más de 120 km/h (artículos 1 y 2 del Real Decreto 300/2004). La lluvia caída directamente sobre el riesgo o recogida por su cubierta o desagües no es inundación extraordinaria y, si la póliza la cubre, la paga la compañía.

¿Sirve la videoperitación para un temporal?

Sirve para triar: el perito ve los daños sin desplazarse, resuelve en remoto los siniestros sencillos y reserva las visitas para los que las necesitan. Los daños estructurales o las zonas sin cobertura móvil siguen pidiendo visita.

¿Cuesta más dar de alta peritos de refuerzo en PeriGes?

No. PeriGes no cobra por usuario: todos los planes tienen usuarios ilimitados y el precio depende de los expedientes dados de alta.